İş Yerinde Yapılması Gereken Toplantı Kuralları

Adı : İş Yerinde Yapılması Gereken Toplantı Kuralları

İş yerinde yapılan toplantılar, iş verimliliği ve iş atmosferi açısından oldukça önemli bir yere sahiptir. Ancak, toplantıda uyulması gereken belirli kurallar vardır. Bu kurallara uyulduğunda toplantı çok daha verimli geçer. Toplantı yapılacağı zaman önceden hazırlanma ve kurallara uygun bir şekilde yapılma önemlidir.
Toplantıya katılamama durumu için iptal veya erteleme yapılmalıdır. Gerekli durumlarda herhangi bir sebep belirtilerek bütün katılımcılara en azından bir saat öncesinden toplantının iptal edildiği yada erteleme tarihini belirten bir mail ya da mesaj gönderilmelidir. Gecikmeler önemsenmez ancak, katılımcılardan birinin veya birkaçının toplantı gününde katılamayacaklarını önceden bildirmesi önemlidir. Çünkü, gecikmeler başka işlemlerin aksatılmasına neden olmaktadır.
Toplantı sırasında tüm katılımcıların iletişim kurmaları amaçlanır bunun dışında konuya ilişkin önceden hazırlanmış bir program takip edilir, bu nedenle toplantıların izleyenler için bilgi aktarma niteliği taşıması beklenmektedir. Bu nedenle herkes sesli olarak konuşarak birbirini dinlemelidir. Konuşmacı, diğer katılımcıların görüş ve önerilerini de dikkate almalıdır. Bu yalnızca ana konuları değil, aynı zamanda yan konuları da, herkesin konuşma hakkı olduğunu gösterir.
Toplantının bölümleri herkesin anlayabileceği şekilde organize edilmelidir. Her katılımcı, kendi alanındaki deneyimi ve bilgisiyle ilgili görüşlerini paylaşmalıdır, ancak söyleyeceklerini açık ve anlaşılır bir şekilde ifade etmelidir. Ayrıca, konuşmaların dinleyenlerle, sorular ve cevaplar gibi interaktif hale gelmesi gerekmektedir. Böylece herkes kendini değerli ve görüşlerine saygı duyulduğunu hisseder.
Toplantıda bir amacı izlemeden tartışmaların uzaması sıkıcı durumlara neden olabilir. Bundan dolayı program takvimine uyulmalı ve uygulanması gereken konu kişilere önceden bildirilmelidir. Eğer toplantıda neden beklenmeyen bir sorun olursa, o zaman taslaktaki program hızlı bir şekilde düzenlenebilir.
Son olarak, toplantıda tüm katılımcıların fikirlerinin ve yaklaşımlarının kabul edilmesi, tüm katılımcılar için önemlidir. Hatta bazı görüşler veya öneriler, aslında işin tamamlayıcı bir parçası olabilir. Bu nedenle, herkesin kabul edilmesi ve saygı gösterilmesi önemlidir. Bilgi paylaşımının sağlanması için, toplantı sonunda tüm katılımcılar yapılması gerekenleri tekrarlamalıdır.
Özetle şirket çalışanları toplantı esnasında aretetik davranışlar sergileyerek kurallara uymak hem zaman kazandıracak hemde verimliliği arttıracaktır. Gecikme ve iptal gibi durumların ilerisi için belirli bir tarihte değiştirilmesi önemlidir.
Örnekler olarak, bir proje toplantısı sırasında, tüm ekip üyelerinin katkıları birleştirilerek projenin amacı ve hedefleri açıklığa kavuşturulabilir. Diğer bir örnek ise departman toplantılarıdır, burada yöneticiler ve departman personeli arasında etkili bir iş bilgisi paylaşımı sağlanır. Ayrıca şirket dışı müşteriler ve ortakları ile iletişim için düzenlenen toplantılarda, işbirliği fırsatlarının açıklığa kavuşması amaçlanır.