Etkinlik Planlamasında Sık Yapılan Hatalar: Uzak Durmanız Gereken Şeyler

Adı : Etkinlik Planlamasında Sık Yapılan Hatalar: Uzak Durmanız Gereken Şeyler

Etkinlik planlaması, bir organizasyonun başarısını belirleyen önemli bir süreçtir. Her ne kadar bir etkinlik planlamak heyecan verici olsa da, hataların yapıldığı durumlar yaşanabilmektedir. Bu nedenle, etkinlik planlama sürecinde yapılması gerekenlerin yanı sıra, yapılmaması gerekenler de önemli bir rol oynar.

1. Son dakikada hareket etmek:

Etkinlik planlaması için zamanlama çok önemlidir. Son dakika hareketi yapmak planlamada aksaklıklara neden olabilir. Planlamadan önce, etkinliğin tarihini, konumunu, süresini ve katılımcılarını belirlemek önemlidir. Ayrıca, tedarikçileri önceden aramak ve organik malzeme gibi özel talepleri belirlemek de gerekir.

2. Gereksiz ayrıntılarla ilgilenmek:

Etkinliğin konseptine uygun olan şeyleri seçmek ve ayrıntıları en aza indirgemek önemlidir. Yapılan etkinliklerde, dikkat dağıtan dekorasyon ve gereksiz masraf yapılmaması, bu süreçte önemlidir.

3. Etkinliğe hazırlanmak için yeterli zaman ayrılmamak:

Etkinlik planlama süreci öncesinde, yeterli zaman ayırmak önemlidir. Etkinlikten önce son dakika çalışmaları yapmak, etkinlik esnasında da aksaklıklara neden olabilir. Bunun yerine, etkinlik süresince ihtiyaç duyulabilecek tüm alt yapıyı önceden belirlemek gerekir.

4. Düzgün bir bütçe planlaması yapmamak:

Etkinlik planlama sürecinde en sık yapılan hatalardan biri de, düzgün bir bütçe planlaması yapmamaktır. Etkinlik için ne kadar harcanacağına karar vermek önemlidir. Kontrol edilemeyen harcamalar ve bütçenin açılması, ileride karşılaşabileceğimiz sorunlarla ilgili iyi bir planlama yapmayı engellebilir.

5. Güvenilir olmayan tedarikçiler seçmek:

Etkinlikte tedarikçilerin seçimi de büyük önem taşır. Güvenilir olmayan tedarikçiler, gecikmeli teslimatlar, ürünlerin bozuk olması veya işini son dakikada yapması nedeniyle aksaklıklara neden olabilirler. Bu nedenle, etkinlik için işini güvenilir bir şekilde yapacak tedarikçilerle çalışmak önemlidir.

Sık Sorulan Sorular:

S1- Etkinlik planlama sürecinde ne kadar ileriye dönük planlama yapılmalıdır?

Cevap: Etkinlik planlama sürecinde, mümkün olduğunca önceden planlama yapmak daha faydalıdır. Bu, daha geniş bir kapsama alanı sağlayacak ve düzgün bir şekilde planlama yapılmasına olanak tanıyacaktır.

S2- Etkinliğin konseptine uygun dekorasyon ve aksesuar seçimi neden önemlidir?

Cevap: Etkinliğin konseptine uygun olarak yapılan dekorasyon ve aksesuar seçimi, etkinliğin ayrıntılarını tamamlar ve davetliler arasında takdir edilebilirliği artırır.

S3- Etkinliğin bütçesinin nasıl planlanması gerekiyor?

Cevap: Etkinlik bütçesi, etkinliğin türüne, konumu ve katılımcılarına göre belirlenmelidir. Etkinlik bütçesi, ücretlerin, dekorasyon, catering, küçük tefek masraflar ve acil durumlar için finansal kaynak ayırmalıdır."